Küçük ve orta ölçekli marketlerden zincir ve gross marketlere hemen hemen bütün market tiplerinde stok sayımı oldukça önemlidir. Ürünlerin giriş, satış, iade ve fire takibi market stok sayımının en önemli gerekçelerindendir.

Market Stok Sayımı

Bu yazımızda market stok sayımı nedir, market stok sayımı nasıl yapılır, market stok sayımında dikkat edilmesi gerekenler gibi soruların cevaplarını derleyerek genel olarak açıklamasını yapacağız.

Küçük ve orta ölçekli marketlerden zincir ve gross marketlere hemen hemen bütün market tiplerinde stok sayımı oldukça önemlidir. Ürünlerin giriş, satış, iade ve fire takibi market stok sayımının en önemli gerekçelerindendir. Ürün adedi arttıkça, market hacmi büyüdükçe ürün takibini yapmak oldukça zorlaşmaktadır. Bu sebeple belirli periyotlarda market stok sayımı yapılmalı ve ürün sirkülâsyonu kontrol altında tutulmalıdır.

Market Stok Sayımında Dikkat Edilmesi Gerekenler

Market stok sayımının sağlıklı ve doğru bir şekilde yapılabilmesi için sayım öncesinde, esnasında ve sonrasında dikkat edilmesi gereken bazı hususlar vardır. Bu püf noktaları, sayımın güvenilir olmasını ve doğru bir şekilde yapılabilmesini sağlar.

Öncelikle sayım öncesi market personeli, stok sayımı hakkında bilgilendirilmelidir. Tüm ürünlerin barkod taşıdığından emin olunmalı barkodsuz ürünler tespit edilerek ürün üzerine veya ürünün bulunduğu uygun bir yere açıkça görünür vaziyette barkod yerleştirilmelidir.

Barkodlu sayımlarda kilogram cinsinden ya da barkodsuz halde tane ile satılan ürünlerin sayımı önemli noktalardan biridir. Stok-envanter listelerinde bu tür ürünlerin karşılıkları belirtilmeli ve ürünlerin bu karşılık (barkod, ürün kodu vs.) ile sayılması sağlanmalıdır.

Markette satışı yapılan aynı tip ürünün farklı çeşitleri mevcutsa, bir ürün ana barkod olarak belirlenip diğer tüm çeşitleri alt barkod olacak şekilde çıkış(satış) yapılabilmektedir. Bu tip bir uygulama yapılmışsa stok listelerinde belirtilmelidir. Aksi takdirde sayım esnasında el terminalleri ürünü tanımamakta ve hangi ürünlerin hangi çeşidinin ana barkod olduğu araştırılırken ciddi bir şekilde zaman ve dikkat kaybı yaşanmaktadır.

Market stok sayımı öncesi raf düzenleri sayıma uygun bir durumda olmalıdır. Raflarda çok fazla ürün olması, simetrik düzeni olmayan ambalajlardaki ürünlerin (kek, çikolata, bisküvi vs.) üst üste yığılması, aynı renk ve tipteki ürünlerin yan yana ve iç içe konulması sayım esnasında karışıklıklara neden olmaktadır. Bu sebeple sayım öncesinde raflara sayılabilecek miktarda ürün yerleştirilmesi ve ürünün geri kalan adetlerinin market deposunda koli ya da kutu üzerinden sayımının yapılması gerekmektedir.

Market personelinin ürünlere hakim olması sayım akışını sağlayan en önemli unsurlardan biridir. Bununla birlikte sayım personelinin ve market personelinin sayım esnasında dikkatini dağıtacak unsurlardan kaçınması market stok sayımının sağlıklı ve güvenilir bir şekilde tamamlanabilmesini sağlayacaktır.

Market Stok Sayımı Nasıl Yapılır?

Stok sayımı yapılmasına karar verilen marketin sayım öncesinde stok sorumluları tarafından tüm stok listelerini uygun formatta sayım yetkililerine ulaştırmalıdır. Sayım yetkilileri bu stok listelerini kullandıkları el terminalleri ve benzeri cihazlarına tanıtırlar. Böylece sayım esnasında sayım sistemi stok listesindeki ürünleri adetleri ile birlikte kayıt altına alabilmektedir. Sistem tarafından tanınmayan ürünler el terminallerinin uyarı vermesi ile fark edilir ve ürün barkodu hakkında yaşanan olumsuzluk (alt barkod olması, barkodun stok listesinde bulunmaması vs.) sayım esnasında veya sonrasında tespit edilerek gerekli düzeltme ve düzenlemesi yapılır.

Market stok sayımının yapılacağı tarih ve saat, sayım öncesinde market ve sayım yetkilileri önceliğinde planlanır. Sayım esnasında satış işlemlerinin durdurulması gerektiği için 24 saat açık marketler için (akaryakıt istasyonları marketleri vb.) satışın olumsuz etkilenmeyeceği gün ve saatlerin seçilmesi önemli bir husustur.

Gerekli hallerde sayım yetkilileri tarafından market ziyaret edilir ya da market içinden görüntülü bilgi istenir. Yeterli personel sayısı taraflara bildirildikten sonra belirlenen sayım gün ve saatinde sayım personelleri ve yardımcı market personelleri hazırlıklarını tamamlamış halde sayım operasyonlarına başlarlar.

Büyük ölçekli zincir ya da gross marketler özelinde, ürün sayısı ve adetleri fazla olması sebebiyle, çok sayıda sayım ve market personelleri gerekebilir. Bu tür durumlarda sayım personellerinin bir kısmı market personeli yardımıyla öncü olarak raflarda adetleme yaparlar. Raftaki ürün miktarı sayılarak ürünün yanında görünür bir şekilde adedi uygun bir sticker ya da kağıt üzerine yazılır. Adedi belirtilen ürünün barkodu da açıkça görünür bir şekilde bırakılarak tüm market raflarının bu şekilde ürün adetlenmesi yapılır. Diğer sayım personelleri el terminalleri ile ürün barkodlarını okutup belirtilen adetleri sisteme işlemler. Bu şekilde çok sayıda ürün ve adet miktarı hızlı ve kolay bir şekilde sayılabilir. Daha küçük ve orta ölçekli marketlerde önden adetleme yapılmasına gerek duyulmadan yeterli sayıda personel ile sağlıklı ve güven veren sayımlar yapılabilir.

Market stok sayım işlemi bittikten sonra kullanılan sistemin niteliklerine göre değişiklik gösterecek şekilde el terminalleri ve benzeri cihazlardaki sayım verileri sayım sistemine işlenir ve uygun formatlarda raporlanır. El terminallerinin sisteme işlenmesi ve raporlanması aşamasında sayım yetkilisi olan operatörün yetkin ve konuya hakim olması sayım operasyonu açısından hayati öneme sahiptir.

Uygun formatlarda market stok sorumlusuna iletilen sayım sonuçları gerekli hallerde market stokları ile karşılaştırılabilir. Bu durumda da hem sayım yetkilisi olan operatörün hem de market stok sorumlusunun yetkin ve dikkatli oluşu sayım açısından çok ciddi öneme sahiptir. Marketin kullandığı satış ve stok takip programı (promax, mikro vb.) içerisine uygun formatta atılan sayım sonucu verilerinin sistemde görüntülenen stok adetleri ile farkı tespit edilerek ürün bazlı ve toplam fark sonucu elde edilir. Sayım sonucu ve farklar sayım tutanağına işlenerek tutanak nüshaları tarafların yetkililerince imzalanır. Böylelikle sayım operasyonu tamamlanmış olur.

Sayım işlemi tamamlandıktan sonra market stoklarında fark çıkan ürünler tespit edilmelidir. Fark çıkmasının sebebi tespit edilerek mümkün olan en hızlı şekilde stoklarda gerekli düzeltme ve düzenlemeler yapılmalıdır. Aksi halde periyodik stok sayımı yapılan bir market için bu fark her sayım sonucunda artmaya ve ciddi maddi ve manevi olumsuzluklara sebep olabilir.

Saykon Sayım ve Danışmanlık olarak barkodlu, barkodsuz, ani ve periyodik market stok sayım işlemlerinizi gerçekleştiriyor ve aynı zamanda stok yönetim danışmanlığı konusunda çözüm ortağınız oluyoruz. Bize ulaşmak için saykonsayim@gmail.com adresinden mail atabilir ya da telefondan arama ya da mesaj yoluyla iletişime geçebilirsiniz.